E-akta, czyli cyfrowa rewolucja w dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca b臋dzie m贸g艂 kr贸cej przechowywa膰 akta pracownicze – 10 lat, zamiast 50. Nowelizacja daje te偶 mo偶liwo艣膰 prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej.

W tej chwili dokumentacj臋 pracownicz膮 magazynuje si臋 przez 50 lat od zako艅czenia przez ubezpieczonego pracy u danego p艂atnika. Od 2019 roku czas przechowywania takich dokument贸w skr贸ci si臋 do 10 lat. Zmianie ulegnie te偶 spos贸b ich przechowywania. Zmiany wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niekt贸rych ustaw w zwi膮zku ze skr贸ceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacj膮.

Jak jest obecnie.

W Polsce pracodawcy byli do tej pory zobowi膮zani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od zako艅czenia stosunku pracy i to tylko w postaci papierowej. To ewenement w skali Europy. Okres ten np. w Danii wynosi 5 lat, a w Finlandii czy Niemczech 10 lat. Czas trwania tego obowi膮zku wi膮偶e si臋 z uci膮偶liwo艣ciami zarazem dla pracodawc贸w, jak i dla samych pracownik贸w. Po pierwsze, generuje koszty dla przedsi臋biorc贸w. Po drugie, bez udokumentowania zatrudnienia i swoich zarobk贸w ubezpieczeni nie maj膮 gwarancji, 偶e w chwili wyst膮pienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty otrzymaj膮 to 艣wiadczenie w nale偶nej wysoko艣ci.

Co si臋 zmieni 1 stycznia 2019 roku.

Od przysz艂ego roku pracodawcy, tak, jak przedsi臋biorcy w innych europejskich krajach, b臋d膮 mogli przekaza膰 w postaci elektronicznej dane wa偶ne dla ubezpieczonych do instytucji pa艅stwowej, czyli ZUS. To oszcz臋dzi czas pracownikom, gdy b臋d膮 sk艂ada膰 wnioski o emerytur臋 czy rent臋. Pracownicy nie b臋d膮 te偶 musieli gromadzi膰 papierowych dokument贸w, gdy偶 dane konieczne do przyznania 艣wiadcze艅 b臋d膮 zgromadzone w ZUS. Od pocz膮tku 2019 roku dokumentacja pracownik贸w b臋dzie przechowywana kr贸cej – przez 10 lat a pracodawcy b臋d膮 przekazywa膰 do ZUS comiesi臋czne raporty, w kt贸rych znajd膮 si臋 dane konieczne do ustalenia wysoko艣ci emerytury lub renty.

Data zatrudnienia zdecyduje o okresie archiwizacji.

  • Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracownik贸w zatrudnionych po 1 stycznia b臋dzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w okre艣lonych sytuacjach b臋d膮 wysy艂a膰 do ZUS nowe imienne raporty miesi臋czne pracownik贸w i zleceniobiorc贸w. W raportach znajd膮 si臋 dane potrzebne do ustalenia wysoko艣ci emerytury lub renty (m.in. wysoko艣膰 przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzi臋ki temu pracownicy nie b臋d膮 musieli udowadnia膰 przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwa膰 od by艂ego pracodawcy np. za艣wiadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

  • Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Dokumentacj臋 pracownik贸w zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku r贸wnie偶 b臋dzie mo偶na przechowywa膰 kr贸cej, ale pod warunkiem, 偶e pracodawca z艂o偶y w ZUS raport informacyjny, w kt贸rym przeka偶e informacje niezb臋dne do wyliczenia emerytury lub renty ka偶dego pracownika. Je偶eli pracodawca nie przeka偶e raport贸w informacyjnych, b臋dzie zobowi膮zany przechowywa膰 dokumentacj臋 pracownicz膮 przez 50 lat.

  • Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku.

Nie b臋dzie natomiast mo偶liwo艣ci skr贸cenia okresu archiwizacji dokumentacji pracownik贸w zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku ? tu konieczne b臋dzie jej przechowywanie przez 50 lat.

Mo偶liwo艣膰 przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej.

Drug膮 wa偶n膮 ewolucj膮, jest wprowadzenie mo偶liwo艣ci elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca b臋dzie m贸g艂 przechowywa膰 dokumentacj臋 osobow膮 i p艂acow膮 w postaci elektronicznej. Je艣li si臋 na to zdecyduje, obecne dokumenty papierowe zostan膮 zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Je偶eli pracownik i pracodawca b臋d膮 dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczno艣ci skanowania dokumentu papierowego. Pracodawcy ju偶 dzi艣 tworz膮 dokumenty w postaci elektronicznej, ale dot膮d pe艂ni艂a ona rol臋 tylko pomocnicz膮. Udost臋pnienie cyfryzacji przyspieszy proces opracowywania akt, skr贸ci czas ich przeszukiwania i zmniejszy koszty. Wed艂ug szacunk贸w Ministerstwa Przedsi臋biorczo艣ci i Technologii, dzi臋ki digitalizacji koszty firmy, kt贸ra zatrudnia ok. 500 pracownik贸w, mog膮 spa艣膰 nawet o oko艂o 200 tys. z艂 rocznie, bior膮c pod uwag臋 redukcj臋 koszt贸w pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposa偶enia np. szaf pancernych.

B臋dzie bezpieczniej i taniej.

Inspektorzy w pocz膮tkowym okresie b臋d膮 pomaga膰 pracodawcom w przystosowaniu si臋 do zmian, nie rusz膮 na kontrole ju偶 1 stycznia Po zmianach pracownicy nie b臋d膮 ju偶 musieli poszukiwa膰 swoich dokument贸w u by艂ych pracodawc贸w, bo wszystkie b臋d膮 zgromadzone w jednym miejscu – w ZUS.